Evènements d’entreprise : 7 conseils pour choisir son traiteur

Divers événements festifs marquent la vitalité de l'entreprise. Pour atteindre les objectifs souhaités, vous avez besoin d’une bonne ambiance et, surtout, d’une bonne nourriture. Les traiteurs font partie des prestataires incontournables lors de l’organisation d’événements d’entreprise. Qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un anniversaire ou d’un lancement de produit, des prestations de restauration de qualité sont nécessaires pour satisfaire vos convives. Confiez donc votre organisation à un seul des meilleurs traiteurs. Voici tout ce que vous devez considérer.

Avant de contacter un traiteur : Déterminez vos besoins

Avant de contacter votre traiteur d’évènement, vous devez déterminer exactement ce que vous attendez et avez besoin de votre service traiteur.

Certaines questions peuvent paraître déraisonnables, comme la question qui porte sur le contexte de vos activités. Il est cependant important d’y réfléchir à l’avance. Si vous disposez déjà de toutes les informations nécessaires, Il ne vous reste plus qu’à contacter le traiteur 77 pour la bonne organisation de l’évènement de votre entreprise.

Choisissez un traiteur en fonction du type d'événement que vous souhaitez organiser

Il est essentiel que les professionnels que vous embauchez soient capables de gérer le nombre de personnes que vous envisagez d'inviter. C’est pourquoi, afin de pouvoir choisir un traiteur 77 pour votre événement, vous devez décrire clairement ce que vous attendez de lui. Parfois, il suffit d’une entrée et d’un plat principal au lieu de plusieurs, par exemple, et les possibilités sont nombreuses. Afin que le prestataire de services puisse garantir votre satisfaction, fournissez-lui les détails clés à l'avance. Le lieu de votre événement est crucial dans le choix du traiteur idéal. Si une personne ne connaît pas le territoire, elle peut avoir des difficultés avec le lieu et ses conditions (climat, circulation, etc.). Essayez de trouver un prestataire proche de votre adresse pour réduire les frais de déplacement. Mais surtout, il doit avoir de l’expérience dans des lieux similaires. Par exemple, si votre événement se déroule en extérieur, le traiteur doit comprendre les mesures de sécurité pertinentes à prendre, etc.

Planifier votre budget pour un traiteur événementiel de qualité

Il existe des partenaires pour tous les prix, mais soyez conscient de la qualité qui peut ne pas être disponible. Le meilleur n'est pas forcément le plus cher... n'hésitez pas à faire plusieurs demandes (deux ou trois maximum). Attention, vous devrez contrôler le personnel de service pendant toute la durée du service (sachez que les heures supplémentaires peuvent vite s'accumuler !), les livraisons, la verrerie, etc. ! Typiquement 1 serveur pour 30 personnes en cocktail (hors animation) et 1 serveur pour 16 personnes en dîner assis,

Pour un service de 50 personnes, le maître d'hôtel sera présent pour que votre cocktail ou votre dîner se déroule sans encombre. Le nombre de personnel de service doit être ajusté en fonction du lieu de l'événement et de la configuration souhaitée. Par exemple, si le bureau de restauration est éloigné de la zone de réception ou s'il comporte plusieurs étages. Il faut veiller à ce qu'il y ait suffisamment de personnel pour éviter de longues attentes au buffet !

Pour comprendre la pertinence du budget que vous allouez à ce segment, comparez-le à votre budget dans un restaurant classique qui propose à peu près la même prestation !

Choisir un traiteur qui a de bonne suggestion

Mais bien connaître son traiteur ne suffit pas pour faire de votre soirée professionnelle une réussite. Les traiteurs doivent également être proactifs et proposer des suggestions qui collent parfaitement au thème de l’événement.

Par exemple, si vous souhaitez un buffet très convivial pour fêter le départ à la retraite d'un collègue, votre traiteur ne doit pas mettre en place des cocktails comme si vous cherchiez à attirer de nouveaux clients. Pour être sûr de faire le bon choix, soyez clair sur le ton que vous souhaitez donner à votre soirée et demandez conseil à votre traiteur dans le 77. Comparez ensuite les différentes options qui s'offrent à vous ainsi que les devis pour choisir le traiteur idéal.

Découvrez l’expérience du traiteur

N’hésitez pas à demander leur avis autour de vous sur ce qu’un professionnel en particulier a à dire. N’hésitez pas également à vérifier les avis en ligne pour obtenir des évaluations objectives de tous les horizons. Demandez ensuite à voir les certifications des traiteurs que vous envisagez pour votre événement. Les fondations imposées par les services de santé et les agences d’assurance sont cruciales. S’ils ne sont pas en mesure de vous fournir les documents nécessaires, il est préférable de passer au candidat suivant. Lorsque vous parlez à un traiteur, soyez clair sur ce que vous attendez de lui. Mais donnez-lui également le temps de vous décrire sa proposition, y compris à quoi ressemblera la nourriture, quand elle sera servie et d'autres détails que vous jugez pertinents. Notez tout cela dans un contrat qui sera ensuite signé ensemble. Cela évitera les mauvaises surprises le jour J.

Lors de vos recherches : ne sous-estimez pas vos relations avec votre traiteur

Au-delà des salles et des buffets, nous avons tendance à vous recommander de choisir le traiteur qui vous inspire le plus de confiance et qui passera le plus de temps à vous écouter et à traduire vos attentes en salles et en buffets. Pour des événements importants et stratégiques, cela peut être un réel avantage d'avoir de bonnes relations avec le traiteur dans le 77 qui vous accompagne. Travailler avec un traiteur à l'écoute, réactif et qui vous fait du bien peut être un véritable atout pour le déroulement de votre événement. En effet, si vous avez des questions, il saura vous rassurer et vous accompagner comme vous le souhaitez.

Choisissez un traiteur responsable

Un point supplémentaire qui peut changer votre choix de traiteur événementiel pourrait aussi être sa démarche éco-responsable. La restauration, en particulier, génère beaucoup de gaspillage, mais bien plus encore... Vous pouvez demander aux partenaires que vous avez interviewés quels sont leurs engagements. Sur la base des trois piliers fondamentaux de la responsabilité sociale des entreprises, nous pouvons retenir les suivants :

·         Environnement : Utilisation efficace et durable des ressources naturelles, gestion et valorisation des déchets (tri, recyclage, don…), utilisation de produits frais de saison et limitation du gaspillage alimentaire…

·         Économique : Mettre en place une tarification équitable, garantir la qualité du service, payer les fournisseurs à temps, etc.

·         Social : Respecter les horaires, les horaires et les droits des travailleurs (déclarer les personnes, payer les salaires à temps, etc.)

Bref, si vous habitiez dans le 77 ou aux alentours, nous vous recommandons de contacter le traiteur dans le 77 pour un évènement d’entreprise réussi.