Qu’implique une mauvaise gestion d’un vrac numérique ?

Vrac numérique demeure un terme technique indiquant une accumulation profuse de fichiers et documents mélangés aléatoirement et sans organisation. Le phénomène est généralement causé par l’indisponibilité de règles de classement et l’application fréquente de gestes qui entraîne des problèmes de rangement. En effet, chaque collaborateur peut créer un nombre considérable de dossiers et n’a pas toujours le temps, le moyen ou la compétence nécessaire pour mieux sauvegarder et gérer des documents. Vous vous demandez pourquoi résoudre le vrac numérique est la principale priorité dans la gouvernance de l’information ? Découvrez les explications dans cet article.           

Le vrac numérique fait perdre du temps

Un des inconvénients majeurs du vrac numérique est sans aucun doute la grande perte du temps, ce qui ralentit la productivité de l’entreprise, voire empêche la réalisation de l’objectif. À cause d’une mauvaise organisation des documents, les employés ou les membres de l’organisation ont du mal à rechercher les informations dont ils ont besoin. La situation empêche en effet de repérer rapidement la localisation du fichier et au pire, il se peut que celui-ci ne soit plus trouvé. Le chercheur est obligé de fouiller tous les espaces de stockage disponibles : les messageries, les disques des ordinateurs, les serveurs de l’entreprise, les nuages.

Des études affirment que mal traiter le vrac numérique fait perdre environ 8 heures par semaine pour chaque personne faisant partie d’un groupement. La durée peut encore augmenter pour un individu n’ayant pas produit le document recherché et ne pouvant pas s’aider de sa propre mémoire humaine.   

Le vrac numérique expose l’organisation à des risques juridiques

Rien n’est plus grave pour une entreprise que d’aller à l’encontre de la loi. Cela peut entraîner le paiement d’une lourde amende, voire la fermeture de l’organisation. Les obligations légales concernant la sauvegarde des documents encadrés par une durée légale de conservation ne sont donc pas à prendre à la légère. Les vrac numériques compliquent le respect de cette durée, surtout parce que celle-ci varie grandement en fonction de la nature du document : 5 ans pour les contrats de travail, 6 ans pour les documents fiscaux, etc.

En outre, à travers le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la loi impose la protection des données à caractère personnel, alors que les vrac numériques peuvent entraîner des fuites de documents.  

Par ailleurs, non maîtrisés, des types de documents demeurent plus sensibles qu’ils peuvent provoquer des risques juridiques à une organisation. Le phénomène peut se montrer par des informations financières dévoilées, des contrats d’assurance perdus, etc.

Le vrac numérique entraîne des problèmes financiers

La recherche infructueuse de fichiers, voire leur perte, peut coûter très cher à une organisation. Cela bloque la capacité de cette dernière à assurer le suivi de ses dépenses et de ses ressources, ce qui empêche le contrôle efficient de l’administratif et l’information à temps des responsables d’équipe. Or, la non connaissance de l’état actuel du budget complique la maîtrise budgétaire d’un projet. En effet, les responsables financiers ne sont pas conscients des dépenses de l’organisation et ne peuvent pas identifier l’approche proactive ajustée aux coûts. Un vrac numérique excessif peut donc mener l’entreprise jusqu’à la faillite.    


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