L’outsourcing ou l’externalisation est une option accessible à toutes les entreprises souhaitant confier à des prestataires la réalisation d’activités quelconques. Il peut s’agir des services liés à la gestion et au développement de l’entreprise. Souvent, ce procédé s’applique à la gestion informatique, la gestion de la campagne de prospection commerciale ou encore le secrétariat téléphonique. L’externalisation est principalement considérée comme la sous-traitance d’activité interne. Découvrez ci-après toutes les informations utiles à savoir sur le sujet.
Les principaux services pouvant être externalisés
Certes, toutes les entreprises disposent de leur spécificité. Cependant, la plupart décident de déléguer certaines tâches à des prestataires de services.
Selon ses besoins, une entreprise a la possibilité de confier à un prestataire la gestion :
- De l’accueil et la prise de rendez-vous téléphonique : ces services seront assurés par des téléopérateurs bien formés et expérimentés. Ils sont spécialisés dans divers travaux de secrétariat téléphonique afin de représenter l’entreprise dans toutes les situations.
- De la prospection téléphonique : les centres d’appels externes sont aussi capables de s’occuper des campagnes de téléprospection pour toutes les sociétés, peu importe leurs catégories.
- Des ressources humaines : il s’agit d’un service complexe puisqu’il rassemble une longue liste de tâches à réaliser au quotidien pour la société cliente. C’est le cas du recrutement qui est un processus réellement chronophage. Il exige une attention particulière quant à l’analyse des CV et l’exécution des entretiens. L’entreprise prestataire pourra s’occuper de toutes les étapes afin de retrouver les candidats qui conviennent parfaitement au poste proposé.
- De la comptabilité : une autre tâche encore complexe. Elle demande une expertise particulière dans la maîtrise des techniques de tenue des comptes. Grâce à l’externalisation, elle sera confiée à des agents formés rigoureusement dans le domaine. Ce qui permet d’éviter les erreurs dans les calculs. Cette option permet aussi de démontrer une transparence accrue dans les comptes.
- Du domaine juridique : cette tâche est souvent confiée à des juristes professionnels. Ils sont en mesure d’accompagner l’entreprise dans la mise en place de solutions suivant les nouvelles lois que ce soit pour les ressources humaines ou la sécurité des employés.
- De la paie : voici un poste difficile à gérer en interne. À première vue, il peut être facile à assurer. Cependant, avec l’évolution régulière des lois, les calculs des salaires et des cotisations doivent être conformes. Une expertise est indispensable afin d’éviter les erreurs.
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Pourquoi est-il avantageux de se tourner vers l’externalisation ?
Les avantages sont multiples en confiant certaines tâches à faible valeur ajoutée à un prestataire spécialisé.
En ce qui concerne le secrétariat téléphonique particulièrement, se fier au savoir-faire d’une agence spécialisée est un gage d’efficacité. Il peut s’agir d’un centre d’appels entrants ou sortants, ou encore les deux. Elle opère en établissant un mode de travail ordonné et organisé. Déjà, elle commence par comprendre les besoins de l’entreprise cliente et le marché cible avant de prendre en main le service.
Encore, cette solution d’externalisation reste la meilleure option la plus abordable. Les entreprises spécialisées promettent des coûts réduits. La société prestataire n’a plus besoin d’endosser les charges salariales et sociales. Elle n’est pas obligée d’investir dans l’achat de matériels et équipements.
De son côté, le prestataire dispose d’une infrastructure adaptée pour la réalisation des missions. D’ailleurs, il utilise des matériels informatiques dans l’ère du temps et des logiciels derniers cris. Ce qui lui permet d’offrir des services efficaces suivant les normes. Généralement, les sociétés opérant dans l’outsourcing établissent des accords de confidentialité et de sécurité des données très stricts.
La flexibilité de planning est aussi au rendez-vous puisqu’une agence prestataire peut fournir des services ponctuels ou réguliers. Elle assure les tâches en fonction des besoins de ses entreprises clientes. Elle peut être disponible 24 h/24 et 7j/7. La plupart des offres de prestation sont souvent personnalisables et bien adaptées à tous types de sociétés.
Dans tous les cas, l’externalisation procure une valeur ajoutée aux entreprises qu’elles soient TPE, PME ou de grandes structures. D’ailleurs, elle leur permet d’innover et de s’améliorer pour garantir leur développement sur le long terme.