Le point commun entre une boutique, un hôtel ou une épicerie réside dans la nécessité de procéder à un encaissement des paiements de manière fiable et efficace, ce qui peut se faire via une caisse enregistreuse.
Gagner du temps grâce à une solution d’encaissement appropriée
Il est possible de gérer les règlements de la clientèle manuellement. Il faut s’équiper au minimum d’un tiroir caisse sécurisé, d’une calculatrice ou d’un ordinateur pour enregistrer les différentes opérations. Cette organisation est non seulement fastidieuse mais prend aussi beaucoup de temps. En investissant dans une caisse enregistreuse, le traitement des encaissements est accéléré et le risque d’erreurs lors du rendu de la monnaie devient minime, ce qui augmente la satisfaction des clients. En plus d’imprimer les tickets de caisse, cet appareil délivre aussi des reportings détaillant les ventes par jour, par semaine, par mois voire en fonction du mode de paiement ainsi que des états financiers. Cela permet au comptable de l’entreprise d’économiser un temps considérable.
Une caisse enregistreuse pour améliorer la gestion de l’établissement
Une caisse enregistreuse offre de nombreuses fonctionnalités, selon les modèles en plus de la gestion des commandes et de l’encaissement. Elle permet de suivre l’évolution des stocks, de gérer les livraisons ou bien les réservations voire même l’occupation des salles de restaurants. Elle permet également de disposer d’un fichier clients, de tenir le compte des points fidélité et de gérer des opérations promotionnelles. Elle permet de cumuler les heures travaillées et d’identifier les employés. Rassembler toutes ces activités au sein d’un seul équipement laisse ainsi plus de temps aux collaborateurs pour se consacrer à augmenter les ventes. Certains logiciels de caisse sont même contrôlables à distance. Ainsi, le chef d’entreprise peut suivre en temps réel les résultats de son établissement tout en se rendant à ses rendez-vous professionnels.
Une caisse sécurisée pour être en règle avec l’administration
En utilisant une caisse enregistreuse, les commerçants ont plus de facilité à tenir leur comptabilité et à répondre aux exigences légales. Il n’y a actuellement pas de matériel d’encaissement obligatoire mais une caisse, tactile ou analogique, permet de justifier facilement du détail des recettes par la conservation du double des tickets de caisse. Selon le logiciel de gestion de caisse utilisé, il est possible de fournir aisément tous les éléments comptables demandés notamment lors d’un contrôle fiscal, qu’il s’agisse de justifier du montant déclaré de TVA ou de prouver la sauvegarde et la protection des données comptables jusqu’à expiration du délai légal. Pour une comptabilité tenue entièrement de façon manuelle, il est possible de retrouver tous les documents et justificatifs requis mais cela implique une rigueur extrême et de nombreuses heures de travail. De plus, à compter du 1er janvier 2018 dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, tout commerçant devra obligatoirement aura l’obligation d’utiliser une caisse enregistreuse équipée d’un logiciel sécurisé sous peine d’une amende de 7.500 euros.
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