Comment équiper son entreprise d’une machine de mise sous pli ?

Avec la machine de mise sous pli les entreprises n’ont plus besoin de passer par le routage professionnel en externe. En effet, elles peuvent traiter l’ensemble de son courrier en interne et gagner en confidentialité.

La mise sous enveloppe automatique est minimum 10 fois plus rapide qu’un pliage à la main et la machine de mise sous pli permet :

• un pliage automatique: il existe de nombreuses options pour obtenir le pliage souhaité. Ainsi vous pouvez choisir parmi différents pliages, différents formats papier, assemblages, etc.
• une mise sous enveloppe automatique de votre courrier: là encore vous avez le choix du format de l’enveloppe.

L’utilisation

En fonction de votre machine, l’utilisation est plus ou moins compliquée. Cependant, il y a un schéma d’utilisation commun.

1. Installer la machine de mise sous pli automatique. Vous pouvez faire appel au service technique du concessionnaire ou le faire vous même. A l’aide du logiciel fourni, il faut paramétrer l’appareil.
2. Pour commencer la mise sous enveloppe, il faut entrer dans la machinela taille du document, le type de papier utilisé, le nombre de plis et le type de pliage.
3. Si la machine plieuse permets aussi une mise sous enveloppe, il faut alors entrer le type et la taille de celle-ci.
4. La plupart des machines possèdent une mise en mémoire. Si vous avez l’habitude d’utiliser une mise sous pli particulière, n’hésitez pas à la mettre en favori afin de ne pas avoir à recommencer le paramétrage.

Ce matériel est souvent couplé à une machine à affranchir, qui permet l’affranchissement automatique de nombreux plis. Vous serez ainsi totalement autonome pour la production de votre courrier. Vous trouverez sur https://tarifs-postaux.fr les informations détaillées sur ces deux équipements professionnels, ainsi que les tarifs postaux pour un envoi en nombre (dégressifs) et sous contrat avec la Poste (tarifs professionnels inférieurs aux tarifs publics).

Le marketing postal est un moyen efficace de recruter ou de fidéliser ses clients. Vous pouvez envoyer massivement vos prospectus ou toute information commerciale. Nous vous conseillons de lire cette étude très complète sur l’activité du routage postal et toutes ses modalités (courrier industriel, routage de presse, marketing direct…) : https://www.arcep.fr/uploads/tx_gspublication/etude-routage-postal-basic-2010-290711.pdf

L’utilisation peut également concerner vos envois de factures, bulletins de paie ou tout autre courrier de gestion.

L’installation

L’installation de cet équipement de bureau peut être réalisée de deux manières :

• Le service technique du concessionnaire de votre machine peut se charger de l’installation. Cela peut entraîner un coût supplémentaire, mais peut être négocié à l’achat.
• Vous pouvez aussi vous en charger. Ce n’est pas très difficile et les manuels sont bien faits. Si vous n’y parvenez pas, vous pouvez très bien demander une assistance téléphonique.

Il y a plusieurs modes d’installation, en fonction de la machine de mise sous pli choisie.

Les plus petites s’installent très facilement, la plupart du temps un kit d’installation est livré avec le dispositif.

L’installation des machines de mise sous pli à plus grande capacité est légèrement plus difficile. L’intervention d’un professionnel est souvent nécessaire.

L’installation reste cependant rapide. Les concessionnaires proposent souvent une formation afin de se familiariser avec l’équipement. En effet, autant la mise sous pli de base (pliage classique) est facile à programmer, autant certains pliages demandent d’entrer dans les paramètres avancés de la machine. Pas d’inquiétudes, les interfaces sont conviviales.

Les modèles

Il existe une gamme complète adaptée aux besoins de chaque type d’entreprise.

Evidemment le premier critère sera la capacité de traitement, vous la choisirez en fonction de votre flux de courrier.

Moins de 50 plis envoyés par jour : DI200 (Pitney Bowes), Carat ISIPLI (SATAS), etc.
150 plis envoyés par jour : Carat Sigma (SATAS), DI380 (Pitney Bowes), Carat Delta Max (SATAS), DI425 (Pitney Bowes), etc.
Plus de 200 plis envoyés par jour : DI500 et DI600 (Pitney Bowes), Carat Prisma (SATAS), etc.

Maintenant, il s’agit de déterminer les modèles de pliages dont vous avez besoin car certain pliages ne sont pas dans la base de données de la machine. Cependant, les machines de mise sous enveloppe possèdent les modèles de pliages les plus utilisés.

Location ou achat ?

En fonction de votre volume de courrier à traiter vous pouvez opter pour la location ou pour l’achat. Pour bon nombre d’entreprise la location est l’option la plus économique. En effet, en s’organisant pour traiter l’ensemble du courrier en une fois, la location devient très intéressante.

Elle s’adresse à tous. En effet, peu importe le volume de courrier à traiter, il existe une formule de location de machine mise sous pli adaptée.

Que ce soit à titre ponctuel ou pour une durée prolongée. Les offres sur mesure sont là pour satisfaire vos besoins : que ce soit un mailing de dernière minute, une offre promotionnelle, des fiches de paies confidentielles, etc.

Les tarifs de location peuvent varier de 100 à 5000 €/mois (entretien et dépannage de la machine inclus).

Si vous envisagez une utilisation régulière, l’achat s’avère être la meilleure option.
L’entrée de gamme se situe aux environs de 5 000 €, les modèles les plus performants peuvent monter jusqu’à 30 000 €. L’achat d’occasion est également une pratique courante.