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Une introduction simplifiée aux solutions de gestion de flotte d’impression

La nature en évolution rapide de la technologie entraîne un changement constant dans la culture d’entreprise, et la façon dont nous voyons l’impression doit évoluer avec elle.

Selon les statistiques,  environ 3% des revenus annuels totaux de la plupart des entreprises sont consacrés à la production de documents.  Cependant, l’impression est encore souvent une dépense non gérée ou sous-gérée. La vision de l’impression en tant que processus métier essentiel n’est pas nécessairement incorrecte – l’impression aura toujours sa place dans le monde des affaires – mais en considérant l’impression de cette manière, elle a tendance à être une pratique négligée et surutilisée.

Je pense que cela est dû au simple fait que nous avons tendance à considérer l’impression comme une partie de «ce que nous faisons». Nous imprimons les e-mails et les classons dans des dossiers dans des armoires, parfois pour ne plus jamais les récupérer. Nous imprimons des documents encore et encore – «version 1», «version 2», «version 3» – et ainsi de suite, jusqu’à ce que nous ayons enfin un produit fini dont nous sommes satisfaits, après avoir utilisé du papier et du toner coûteux que nous n’avons pas réellement avoir besoin. Nous avons tous été coupables de pratiques comme celles-ci à un moment ou à un autre – je sais même que moi. Le problème est que ces pratiques semblent souvent si insignifiantes à l’époque que nous ne réalisons même pas l’impact qu’elles ont réellement sur les résultats.

Le prix de ces solutions doit être évolutif en fonction de vos besoins.

Trouvez un fournisseur de services d’impression gérée dont les consultants travailleront en étroite collaboration avec vous pour déterminer les solutions qui conviennent le mieux à vos besoins et à votre budget.

La tarification évolutive des solutions de gestion de l’impression repose en grande partie sur ces facteurs:

  • Nombre d’utilisateurs
  • Maintenance et assistance
  • Nombre de serveurs d’impression
  • Nombre d’imprimantes à libération sécurisée
  • Nombre de MFP nécessitant une authentification

N’oubliez pas que le coût ne doit pas être le seul facteur pour déterminer les solutions qui vous conviennent. 

Il est également important de prendre en compte la facilité de mise en œuvre de ces services ainsi que l’importance de l’impact financier au moment de décider quelle solution convient le mieux à votre entreprise. En fonction de vos besoins et utilisations spécifiques, une solution peut être plus rentable à mettre en œuvre, et produire plus d’économies pour vous qu’un autre.

La mise en œuvre de la bonne solution logicielle de gestion du parc d’imprimantes, associée à une  stratégie d’impression gérée, vous aide non seulement à contrôler et à réduire les coûts, mais vous permet également de rationaliser et d’améliorer vos processus métier.

Gain de temps dans le suivi des opérations

Pour les fournisseurs comme pour les clients, la numérisation et la centralisation des données facilitent l’accès, que ce soit via un portail fournisseur ou des échanges d’informations entre SI. Ceci apporte un gain de temps important dans le suivi, en permettant de visualiser rapidement quelles commandes ou factures doivent être traitées et par quel service … Informations très utiles pour fluidifier les relations fournisseurs.

Améliorer la qualité des données comptables

Le passage à la commande et à la facturation électroniques réduit la nécessité d’une intervention humaine dans la saisie ou le transport de données. Cela réduit les sources potentielles d’erreur et garantit la fiabilité des données.

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