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Les bonnes raisons de la dématérialisation

La plupart des entreprises utilisent encore beaucoup trop de documents papier, alors qu’il est désormais nécessaire de les dématérialiser. La numérisation permettra une meilleure traçabilité des documents, une meilleure accessibilité, compte tenu des enjeux liés au développement durable, une modernisation des échanges, une réduction en termes d’économies mais aussi une amélioration de votre relation client et bien sûr de votre image de marque auprès de vos clients ou prospects. Pourquoi faut-il dématérialiser dans les entreprises ? Quels sont les avantages de la dématérialisation ? Cet article vous présentera les 4 bonnes raisons de dématérialiser votre entreprise.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est le remplacement des supports d’information physiques, souvent sous forme de papier, par des fichiers informatiques dans une entreprise. Elle fonctionne avec la gestion électronique des documents (GED) qui est très utile pour la gestion de projets lorsque les procédures et les flux de travail sont dématérialisés.

La dématérialisation repose sur quatre piliers :

  • La création
  • Gestion
  • Diffusion
  • Conversation de documents informatisés.

Voici les 5 bonnes raisons de commencer à dématérialiser au sein d’une organisation !

1- Un gain de temps garanti

La raison est de faire gagner du temps à toute votre équipe. Dans les entreprises, il faut souvent du temps pour localiser et mettre à jour un document papier parmi les milliers de documents détenus par une entreprise. La dématérialisation vous permettra alors d’éviter de perdre du temps à rechercher un document puisqu’il sera accessible rapidement et facilement en version électronique. On peut alors comprendre que la dématérialisation est donc génératrice de profit.

2- Les économies réalisées

Économisez de l’argent avec la dématérialisation des entreprises. La dématérialisation permet de réduire les coûts d’impression et de transport, ainsi que le temps nécessaire pour obtenir les documents pertinents.

En termes de productivité des employés, les économies réalisées grâce à la numérisation constituent l’un des plus grands avantages.

3- La fidélisation de vos clients et l’augmentation des prospects

Fidélisez vos clients et augmentez vos prospects. Il y a quelques années, les échanges se faisaient par lettres, mais aujourd’hui, les échanges se font souvent par courrier électronique. La dématérialisation est devenue une évolution technologique importante.

La dématérialisation vous apporte une réelle valeur ajoutée puisqu’elle développe l’efficacité commerciale. Désormais, les entreprises et leurs clients sont amenés à échanger dans des espaces sécurisés qui génèrent un climat de confiance et une relation durable avec le client. La numérisation améliorera la rapidité de réponse aux plaintes des clients. Beaucoup plus efficaces, les clients seront satisfaits d’une réponse rapide et même immédiate.

4- Une nouvelle méthode de travail étonnante

Adoptez une nouvelle façon de travailler au sein de votre organisation. De nombreuses entreprises ont du mal à changer leurs habitudes de travail… Elles ne veulent pas se dématérialiser car elles travaillent avec du papier depuis de nombreuses années et ces méthodes leur conviennent très bien. Cependant, la dématérialisation permet un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents. Elle améliore également la flexibilité car elle permet à l’employé de travailler à distance. Cette flexibilité va générer une satisfaction de l’équipe qui pourra travailler à domicile.

N’ayez donc pas peur du changement ! La dématérialisation permettra aux entreprises de réduire leur empreinte carbone pour participer à un objectif commun de développement durable, de réduire l’espace de travail et donc leurs coûts mais aussi d’augmenter la satisfaction des employés.

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